Jednou z oblastí, která pro zaměstnavatele při umožnění práce na dálku přináší řadu úskalí, je kontrola zaměstnanců. Na úvod je třeba zmínit, že skutečnost, že zaměstnanec nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, nedává zaměstnavateli právo narušovat soukromí zaměstnance různými formami elektronického sledování, či přímo špehování.
Co a jak lze kontrolovat
Pro zaměstnance pracující na dálku platí stejná pravidla ochrany soukromí plynoucí z Listiny základních práv a svobod, zákona 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „OZ“) a zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“) jako pro zaměstnance vykonávající práci na pracovišti zaměstnavatele. Monitorovat tedy zaměstnavatel může pouze pracovní výkonnost zaměstnance a dodržování povinností zaměstnance vyplývajících z právních předpisů, vnitřních předpisů zaměstnavatele, smluv se zaměstnanci či pokynů vedoucích zaměstnanců.
Určité odchylky v monitorování zaměstnanců pracujících na dálku oproti zaměstnancům na pracovišti zaměstnavatele nicméně lze považovat za přípustné, neboť vyplývají přímo z povahy práce na dálku, kdy není možný přímý dohled vedoucích zaměstnanců, ale je třeba zajistit kontrolu na dálku. Vždy však musí být splněna zásada přiměřenosti a zvolena taková forma monitorování zaměstnanců, která zásahy do jejich soukromí co nejvíce minimalizuje.
Výchozí nástroj kontroly zaměstnanců vyplývá z ustanovení § 300 ZP – zaměstnavatel určuje množství požadované práce a pracovní tempo, a to po projednání s odborovou organizací, pokud u zaměstnavatele působí (nejsou-li tyto požadavky sjednány v kolektivní smlouvě). Je povinen při tom přihlédnout k možnostem zaměstnance, požadavkům BOZP a času na přirozené potřeby, jídlo a oddech. Zaměstnavatel je tedy povinen předem stanovit přiměřené množství práce, kterou má zaměstnanec pracující na dálku ve své pracovní době odvést.
Na toto ustanovení navazuje § 302 ZP upravující povinnost vedoucích zaměstnanců řídit a kontrolovat práci podřízených zaměstnanců a hodnotit jejich pracovní výkonnost a pracovní výsledky a co nejlépe organizovat práci. Vedoucí zaměstnanec tedy stanoví zaměstnanci pracujícímu na dálku, jakou práci má vykonat a v jakých termínech, a následně je oprávněn kontrolovat, zda tuto práci zaměstnanec včas dokončí.
Rovněž jsou vedoucí zaměstnanci oprávněni kontrolovat, zda zaměstnanci využívají v souladu s ustanovením § 301 písm. b) ZP pracovní dobu a výrobní prostředky k vykonávání svěřených prací. Pokud pracuje zaměstnanec na pracovišti zaměstnavatele, tato kontrola se odehrává převážně v osobní formě. U zaměstnanců pracujících na dálku se nabízí využívání různých elektronických nástrojů. Je však třeba rozlišovat, o jaký režim práce na dálku se jedná. V případě zaměstnanců vykonávajících práci na dálku v režimu § 317 odst. 4 ZP se oprávnění zaměstnavatele k monitorování zaměstnanců zužuje v zásadě jen na kontrolu, zda zaměstnanci včas a řádně vykonávají/odevzdávají zadanou práci. U zaměstnanců v režimu řízené práce na dálku lze navíc dovodit oprávnění vedoucích zaměstnanců kontrolovat, zda je zaměstnanec v rozvržené pracovní době dostupný/aktivní na elektronické platformě určené zaměstnavatelem, tedy zda tzv. „svítí zeleně“. U zaměstnanců pracujících v hybridním režimu pak zaměstnavatel může on-line přítomnost zaměstnance kontrolovat pouze v době, kdy má zaměstnanec pevně rozvrženou část pracovní doby.
Dalším, v případě práce na dálku velice vhodným, nástrojem sledování pracovní výkonnosti zaměstnanců vykonávajících kancelářskou práci je zaměstnancem vytvářený přehled o pracovní činnosti. Tento nástroj nemá prakticky potenciál zasáhnout do soukromí zaměstnance a vedoucím zaměstnancům dává jasný přehled o tom, jakým činnostem se jejich podřízení věnují. Zaměstnavatel je oprávněn uložit zaměstnancům povinnost psát na denní bázi, jakým pracovním činnostem se a v jakém rozsahu věnovali, a to v zaměstnavatelem stanovené formě – nejvhodněji tedy v přehledném elektronickém nástroji, včetně řádné aktualizace pracovního kalendáře zaměstnance a jeho sdílení. I zde je samozřejmě nutné zachovávat zásadu rovného zacházení se zaměstnanci a nezneužívat tento nástroj jako formu šikany vůči (některým) zaměstnancům. Lze však považovat za oprávněné i individuální zavedení tohoto nástroje v případě, kdy má zaměstnavatel u konkrétního zaměstnance pracujícího na dálku důvodné podezření, že nevyužívá pracovní dobu k vykonávání svěřených prací.
Monitorování zaměstnanců podle § 316 ZP
Konkrétní limity pro monitorování zaměstnanců ve vztahu k ochraně jejich soukromí upravuje zejména ustanovení § 316 ZP, které se uplatní i pro zaměstnance pracující na dálku. Z ustanovení § 316 odst. 1 ZP plyne právo zaměstnavatele přiměřeným způsobem kontrolovat, zda zaměstnanec neporušuje zákaz užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení bez souhlasu zaměstnavatele. Pokud tedy zaměstnavatel zaměstnancům soukromé užívání PC či telefonů nepovolí, může sledovat dodržování tohoto zákazu, a to i elektronickými prostředky.
Podmínka přiměřenosti kontroly je českými soudy vykládána poměrně benevolentně a akceptuje při posuzování porušování povinností zaměstnance např. elektronickou kontrolu, zda zaměstnanec sleduje internetové stránky, které nesouvisí s výkonem práce, a v jakém rozsahu tak činí, a to především kontrolu v případě, kdy vznikne podezření, že zaměstnanec porušuje své povinnosti. Kontrolou Úřadu pro ochranu osobních údajů by však takovýto způsob monitorování projít bez výtky či pokuty nemusel. Monitorování v každém případě nesmí být zcela bezbřehé a mělo by se zaměřit skutečně pouze na kontrolu řádného užívání prostředků zaměstnavatele. Není přípustné tuto formu kontroly nadužívat pro sledování každého kliknutí zaměstnance na služebním počítači, snímání obrazovky, průběžného on-line sledování výkonu práce zaměstnance, nebo dokonce k nainstalování kamery snímající vzdálené pracoviště. Pokud by zaměstnavatel užití služebního počítače či telefonu k soukromým účelům zaměstnancům povolil, právo vykonávat tuto formu kontroly fakticky pozbývá.
Širší formu monitorování zaměstnanců, než je sledování prostřednictvím vedoucích zaměstnanců, zda jsou zaměstnanci v pracovní době on-line, řádně a včas plní své pracovní povinnosti, a nezneužívají techniku zaměstnavatele bez povolení k soukromým účelům, zákoník práce (§ 316 odst. 2) umožňuje pouze v případech, kdy pro to má zaměstnavatel závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele. Bez tohoto závažného důvodu zaměstnavatel nesmí narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů či kontrole elektronické pošty. Zákoník práce zde sice hovoří pouze o pracovištích a společných prostorách zaměstnavatele, nicméně na vzdálené pracoviště se ochrana soukromí nepochybně vztáhne taktéž, přinejmenším na základě § 86 OZ.
Samotný výkon práce na dálku zřejmě nelze považovat za naplnění pojmu „zvláštní povaha činnosti zaměstnavatele,“ nicméně lze uvažovat o určitých širších formách kontroly pracovní výkonnosti při splnění požadavku přiměřenosti, jak je uvedeno výše. V tomto smyslu se vyjádřila i Pracovní skupina WP 249. Dále platí, že zaměstnavatel je o případném monitorování povinen zaměstnance předem náležitě informovat v souladu s § 316 odst. 3 ZP.
On-line jednání
Stejně jako je zaměstnavatel/vedoucí zaměstnanec oprávněn uložit zaměstnanci účast na fyzickém jednání, může zaměstnanci uložit povinnost účastnit se jednání on-line, a to interního i externího, pokud takové jednání lze podřadit pod druh práce vykonávaný zaměstnancem. Neúčast zaměstnance na povinném jednání pak lze posoudit jako porušení povinností zaměstnance s příslušnými disciplinárními důsledky v závislosti na intenzitě tohoto porušení.
V odůvodněných případech lze uložit zaměstnanci i povinnost strpět pořízení audiozáznamu z on-line pracovního jednání ze strany zaměstnavatele, a to i bez svolení zaměstnance, pokud je takový záznam pořizován k ochraně jiných práv nebo právem chráněných zájmů zaměstnavatele či jiných osob ve smyslu § 88 odst. 1 OZ. Může se jednat například o důležitá klientská jednání (pokud je dán i souhlas klienta s nahráváním), případy, kdy je zde předchozí špatná zkušenost s chováním konkrétního zaměstnance nebo potřeba pořízení náhrady detailního zápisu z jednání nebo porady pro nepřítomné zaměstnance. Zaměstnance je však nutno o nahrávání vždy předem informovat a neprovádět jej utajeně.
Potřeba pořizování zvukových záznamů by měla být zaměstnavatelem vždy pečlivě vyhodnocena nejen z hlediska ochrany soukromí zaměstnanců, která je na místě i při pracovních jednáních, ale také s ohledem na oblast ochrany osobních údajů. Nahrávky totiž budou obsahovat osobní údaje zaměstnanců, a pro jejich pořízení zaměstnavatel proto potřebuje zákonný důvod vyplývající z GDPR – může se jednat o oprávněný zájem zaměstnavatele, který však nesmí převážit nad zájmy nebo základními právy a svobodami subjektu údajů (zaměstnanců/klientů). Zároveň je potřeba s nahrávkami odpovídajícím způsobem nakládat, omezit přístup k nim pouze na oprávněné osoby, nezveřejňovat je bez souhlasu všech zúčastněných, nastavit vhodnou dobu pro jejich uložení a po jejím uplynutí je smazat atd.
Další otázka, která vyvstává v souvislosti s on-line jednáními, je možnost požadovat po zaměstnancích, aby si zapnuli kameru. Ani zde není odpověď zcela jednoznačná. Pokud však zaměstnavatel tento požadavek řádně zdůvodní, např. usnadněním průběhu týmové porady, zajištěním kontaktu mezi zaměstnanci, lepší komunikací s klientem či kontrolou, zda zaměstnanec pracuje z dohodnutého pracoviště, bude možné tento požadavek považovat za oprávněný. Až na určité výjimky (jako je např. přednášková činnost, která má sloužit i následně) ovšem není ospravedlnitelné pořizování videozáznamů z jednání.
Shrnutí k monitorování zaměstnanců
Právo na soukromí je ústavně zaručeným právem a zaměstnavatel není oprávněn do něj zasahovat nad míru povolenou právními předpisy. O nepovolený zásah do soukromí by se jednalo i tehdy, pokud by zaměstnanec s extenzivním sledováním vyslovil souhlas, jelikož práva na soukromí se zaměstnanec nemůže platně vzdát. Naopak oprávnění zaměstnavatele kontrolovat přiměřeným způsobem, zda zaměstnanec nezneužívá počítač či telefon zaměstnavatele pro soukromé účely, vyplývá přímo ze zákoníku práce a není tedy třeba, aby si jej zaměstnavatel se zaměstnancem sjednával smluvně či upravoval ve vnitřním předpisu.
Zaměstnavatel je oprávněn určovat množství práce a pracovní tempo zaměstnanců. Vedoucí zaměstnanci jsou oprávněni kontrolovat, zda zaměstnanci využívají pracovní dobu k výkonu svěřených prací. Při zaměstnavatelem řízené práci na dálku a v tzv. hybridním režimu mohou vedoucí zaměstnanci rovněž kontrolovat, zda je zaměstnanec v rozvržené pracovní době přítomen on-line na zaměstnavatelem stanovené platformě.
V dohodě o práci na dálku nebo ve vnitřním předpisu je vhodné – nad rámec součinnosti zaměstnance s vedením evidence pracovní doby – rozvést povinnost zaměstnanců vést přehled o vykonávaných pracovních činnostech a způsob a míru detailu vedení tohoto přehledu. U zaměstnanců v režimu řízené práce v dálku nebo v hybridním režimu lze pak rovněž stanovit, jakým způsobem má být zaměstnanec dostupný – na telefonu, on-line na MS Teams či obdobné elektronické platformě atp. Je však třeba počítat s tím, že i při práci z domova má zaměstnanec právo na přestávky v práci a přirozené potřeby a při případném postihu zaměstnance za porušení povinnosti „být on-line“ postupovat s rozvahou.
Za spolek CzELA byla výše uvedená část stanoviska zpracována pracovní skupinou ve složení:
JUDr. Markéta Cibulková, Ph.D.
Mgr. Ondřej Chlada
JUDr. Tereza Landwehrmann, Ph.D.
JUDr. Eva Procházková, Ph.D.
Mgr. Barbora Suchá
Mgr. Michal Vrajík
